L’ Associació Sant Tomàs millora la gestió documental a través de Docuware

Publicat a Docuware el 19/02/2015 per

Fa uns mesos us vam anunciar que Copier passava a esdevenir partner oficial de Docuware, un sistema desenvolupat per una empresa alemanya amb l’objectiu de fer més eficient la gestió dels documents d’una empresa o companyia.

Doncs bé, des de fa pocs dies aquest sistema l’hem implantat a l’Associació Sant Tomàs, amb seu a la comarca d’Osona (Barcelona). En aquest cas, aquest gestor documental permet la validació de factures electròniques a través d’un procés que passa per tots els departaments implicats.

Per arribar a aquest objectiu ha calgut crear una estructura i un software que permet la digitalització certificada de les factures de l’Associació. Així, s’ha aconseguit eliminar tot el suport en paper i guanyar en eficiència permetent la classificació i l’arxiu fàcil de tots els documents. A partir d’aquí, s’han creat una sèrie de mecanismes per validar els documents a través de segells electrònics. D’aquesta manera els documents, abans de tramitar-se, passen per tots els departaments implicats de l’Associació i són validats per cada un dels seus responsables. Aquest procés tan sistemàtic permet que cada document segueixi un camí marcat que en tot moment està controlat i que pugui ser accessible per diferents usuaris amb permisos.

El sistema també incorpora un mecanisme per validar factures que vincula automàticament els albarans dels diferents departaments. És a dir, els albarans també s’han digitalitzat i arxivat a través de Docuware. Així, cada albarà queda vinculat amb la factura corresponent de forma automàtica, tal i com es feia anteriorment a través d’un procés manual. Amb un sol clic cada responsable departamental pot consultar els albarans vinculats amb una factura determinada, estalviant temps de recerca manual.

El principal avantatge d’aquest nou sistema és que estalvia temps i evita pèrdua de documents. Al mateix temps, permet un ràpid accés de tota la documentació arxivada amb un sol clic i des de qualsevol lloc del treball.

En definitiva, l’Associació Sant Tomàs es beneficia que Docuware ajuda a tenir un arxiu electrònic que centralitza tots aquells documents distribuïts en múltiples arxius físics, ordinadors, safates i bases de dades. No només emmagatzema la documentació, sigui en el format que sigui, sinó que també la classifica i la prepara per trobar-la ràpidament en la seva posterior recerca.

Agraïm especialment a totes les persones que van assisitir a la conferència de l’E-week per l’interès que van mostrar

Publicat a Docuware el 15/11/2013 per

L’empresa osonenca Copier va tenir l’oportunitat de participar a la setmana digital de Vic, E-week. El 7 de novembre va ser la protagonista de la xerrada titulada “Com trobar una agulla en un paller documental?”.

L’acte, que es va fer a l’auditori del VIT, va comptar amb una bona presència de públic interessada en millorar la gestió dels documents, ja sigui a nivell personal com d’una empresa. Així, Copier va aprofitar l’ocasió per presentar el software Docuware.

Es tracta d’una de les apostes de Copier de cara a millorar l’arxivament, classificació i recuperació de qualsevol document que generi una empresa.

Aquest software permet disposar d’un arxiu electrònic que centralitza tot tipus de document (arxiu físic o digital) i de qualsevol procedència (multifuncional, ordinador, safates, base de dades…).

Durant la presentació es va fer una demostració presencial per exhibir les potencialitats i els beneficis d’aquest software especialitzat en la gestió de documents. Docuware no només ajuda a emmagatzemar la documentació, sinó que la classifica i la prepara per trobar-la posteriorment de forma fàcil i ràpida a partir de paraules clau. D’aquesta manera, Docuware estalvia temps, augmenta la seguretat i potencia l’eficiència i productivitat de qualsevol empresa.

Cal destacar que Copier és partner oficial de Docuware i et pot assessorar sobre millorar la teva gestió documental.

 

 

Vols escanejar des del teu mòbil o tauleta?

Publicat a Docuware el 10/10/2013 per

El món de l’ofimàtica es revoluciona amb l’aplicació que et presentem. PaperScan app és un sistema innovador que et permetrà escanejar des del teu iPhone o iPad de manera totalment còmode, eficient i gratuïta.

Copier, com sempre, t’informa de les novetats que poden facilitar la teva feina. Aquesta aplicació és ideal per disposar de documentació de manera molt ràpida i poder-la emmagatzemar eficaçment en qualsevol moment i a partir de qualsevol necessitat. PaperScan app permet generar documents en pdf d’alta qualitat de tots els escanejos. Documents de mida petita, però alta resolució que poden ser compartits o integrats en la dinàmica productiva d’una empresa.

I és que aquesta aplicació facilita que aquests nous documents puguin ser impresos fàcilment, enviats via e-mail o emmagatzemats al gestor documental Docuware o a l’arxiu del núvol Dropbox.

Una aplicació que s’adapta a qualsevol context de treball, ja que permet escanejar des de l’oficina, a casa o mentre estem viatjant. Així, agilitzem processos de treball, aconseguim ser més productiu i donem una resposta ràpida davant de qualsevol necessitat laboral.

El seu funcionament és facilíssim. Situa el mòbil o la tauleta damunt del document a escanejar i automàticament el dispositiu fa una captura de la imatge, la redueix de mida i crea un document pdf. A partir d’aquí, gestiona el document com vulguis: imprimeix-lo, guarda’l o envia’l per correu electrònic.

PaperScan està disponible a l’Apple store per ser descarregat gratuïtament, tant per iPhone 4 i versions superiors com per a iPad.

Converteix el teu mòbil i la teva tauleta en un autèntic escàner documental!

Solucions Copier. Coneix l’estalvi amb un sol clic

Publicat a Docuware el 28/06/2013 per

Copier continua aportant solucions professionals. El nou apartat estrenat fa unes setmanes amb un càlcul real dels avantatges i estalvis del gestor documental Docuware, del qual Copier n’és Gold Partner, ara es complementa amb noves solucions.

Copier ofereix un apartat genèric on es poden trobar Solucions a dispositius que milloren processos documentals com l’escaneig de documents en paper (GlobalScan NX), convertidors de documents en paper en arxius digitals (DocumentManager NX) o del gestor d’impressió eficient Equitrac. Diversos dispositius preparats per fer més productiva i eficient una empresa i que a través d’aquest apartat es poden trobar informacions per conèixer-ne les característiques i els beneficis.

Copier també dedica un espai per a solucions del Secure|desktop, el dispositiu que permet disposar d’escriptoris virtuals. A través d’aquest nou apartat, qualsevol empresa pot comprovar que fàcil i còmode és poder disposar de la informació des de qualsevol aparell amb connexió a internet. Aquí es poden veure els avantatges que suposa el Secure|desktop per aquelles empreses on els seus treballadors s’han de moure constantment sense deixar de ser productius.

Finalment, Copier també incorpora solucions centrades en el gestor documental DIFS (Digital Image File System). Una eina ideal per arxivar, classificar i recuperar informacions i documents d’una empresa de manera ràpida, eficient i integrada. Amb aquest apartat de Copier es pot comprovar que els arxius físics han passat a la història i que un bon arxiu digital estalvia temps i augmenta la productivitat de les empreses.

En definitiva, l’apartat Solucions de Copier posa a l’abast d’una empresa la informació necessària per conèixer fàcilment quin és el millor dispositiu per a cada una d’elles.

Copier t’acosta l’estalvi que suposa el Docuware

Publicat a Docuware el 06/06/2013 per

Després de presentar-te els avantatges i beneficis de Docuware, Copier presenta una nova secció per donar a conèixer l’estalvi que poden obtenir les empreses amb una bona gestió documental. La web de Copier ha activat un apartat, sota el nom de Solucions, que permet aprofundir en el valor afegit d’aquesta eina.

Aquesta nova secció compta amb un apartat on es poden conèixer les característiques tècniques de Docuware amb informació detallada i audiovisuals explicatius. També ofereix un espai per calcular de forma acurada el benefici per la teva empresa. En pocs segons i amb quatre passos qualsevol empresa pot fer un càlcul concret de l’estalvi i dels beneficis que obtindria si disposés del gestor documental Docuware.

Es tracta d’una eina molt eficaç, ja que permet conèixer els beneficis que traurà una empresa amb un sol clic i des de la web de Copier.

Recordem que Docuware facilita la gestió documental, ja que classifica, arxiva i permet recuperar els documents generats amb més eficiència i rapidesa. Copier, que és gold partner oficial de Docuware, t’ofereix totes les facilitats per implantar aquest software i fer més productiva la teva empresa.

Està tip de buscar?

Publicat a Docuware el 27/03/2013 per

“Tant la direcció com el personal inverteixen el 50% del seu temps a buscar informació, de manera que només els queda l’altra meitat del dia per poder-la utilitzar”.

Amb DocuWare pot reduir la recerca a la mínima expressió.DocuWare arxiva tot tipus de documents, correus electrònics, fitxers i impressions, sigui quina sigui l’aplicació amb què es van crear, en un arxivador central.

Els seus treballadors localitzaran en qüestió de segons tots els documents importants… des de la seva pròpia taula i sense haver-se d’aixecar.

Incrementant l’eficiència i minimitzant la despesa, aconseguirà més rendibilitat per a la seva empresa.

Què li sembla? Contacti ara amb el seu Partner Autoritzat Docuware.

Millora de processos a través de Docuware

Publicat a Docuware el 21/03/2013 per

Copier reforça la seva línia estratègica com a empresa especialitzada en la gestió del document, i així, després d’un procés de formació i certificació, Copier ha esdevingut partner oficial de Docuware. Docuware és una empresa alemanya pionera i especialitzada en desenvolupar software de gestió documental des del 1998 amb presència en més de 70 paisos.

Qualsevol empresa genera multitud de documents que tard o d’hora han de ser arxivats. Docuware ajuda a tenir un arxiu electrònic que centralitza tots aquells documents distribuïts en múltiples arxius físics, ordinadors, safates i bases de dades. No només emmagatzema la documentació, sigui en el format que sigui, sinó que també la classifica i la prepara per trobar-la ràpidament en la seva posterior recerca.

D’aquesta manera, qualsevol document generat per l’empresa és accesible en tot moment i per qualsevol treballador a través del gestor. Docuware basa la seva efectivitat en integrar de forma fàcil tota la documentació i facilitar la seva recuperació a partir de paraules clau.

Docuware es basa en uns principis molt importants per als documents de qualsevol empresa: arxivar millor, facilitar la recuperació i augmentar la seguretat i l’eficiència.

En el següent vídeo, podeu descobrir millor les potencialitats de Docuware.

Clica aquí per veure el vídeo