La Asociación Sant Tomàs mejora la gestión documental a través de Docuware

Publicat a Docuware el 19/02/2015 per

Hace unos meses os anunciamos que Copier se convertía en partner oficial de Docuware, un sistema desarrollado por una empresa alemana con el objetivo de hacer más eficiente la gestión de los documentos de una empresa o compañía.

Pues bien, desde hace pocos días este sistema se ha implantado en la Asociación Sant Tomàs, con sede en la comarca de Osona (Barcelona). El gestor documental permite validar facturas electrónicas a través de un proceso que pasa por todos los departamentos implicados.

Para llegar a este objetivo ha sido necesario crear una estructura i un software que permite la digitalización certificada de las facturas de la Asociación. Así se consigue eliminar todo soporte en papel y ganar en eficiencia permitiendo la clasificación i el archivo fácil de todos los documentos. A partir de aquí se han creado unos mecanismos para validar los documentos a través de sellos electrónicos. De esta manera los documentos, antes de tramitarse, pasan por todos los departamentos implicados de la Asociación y son validados por cada uno de sus responsables. Este proceso tan sistemático permite que cada documento siga un camino marcado que en todo momento está controlado y puede ser accesible por diferentes usuarios con permisos.

El sistema también incorpora un mecanismo para validar facturas que vincula automáticamente los albaranes de los diferentes departamentos. O sea, los albaranes también se han digitalizado y archivado a través de Docuware. Así, cada uno de los albaranes queda vinculado con su factura correspondiente de forma automática, tal y como se hacía antes a través de un proceso manual. Con un solo clic cada responsable departamental puede consultar los albaranes vinculados a una factura determinada, ahorrando tiempo de búsqueda manual.

La principal ventaja de este nuevo sistema es que ahorra tiempo y evita la pérdida de documentos. Así mismo, permite un rápido acceso a toda la documentación archivada con un solo clic y desde cualquier puesto de trabajo.

En definitiva, la Asociación Sant Tomás se beneficia de que Docuware ayuda a tener un archivo electrónico que centraliza todos aquellos documentos distribuidos en múltiples archivos físicos, ordenadores, bandejas y bases de datos. No sólo almacena la documentación, independientemente de su formato, sino que también la clasifica y la prepara para encontrarla rápidamente en su búsqueda posterior.

Agradecemos especialmente a todas las personas que asistieron a la conferencia del E-week el interés mostrado

Publicat a Docuware el 15/11/2013 per

La empresa de Osona Copier tuvo la oportunidad de participar en la semana digital de Vic, E-wekk. El 7 de noviembre fue la protagonista de la conferencia titulada “¿Cómo encontrar una aguja en un pajar documental?”.

El acto, que tuvo lugar en el auditorio del VIT, contó con una buena presencia de público interesado en mejorar la gestión de documentos, ya sea a nivel personal o de empresa. Por eso Copier aprovechó la ocasión para presentar el software Docuware.

Se trata de una de las apuestas de Copier para mejorar el archivo, clasificación y recuperación de cualquier documento que genere una empresa.

Este software permite disponer de un archivo electrónico que centraliza todo tipo de documentos (archivo físico o digital) y de cualquier procedencia (multifuncional, ordenador, bandejas, base de datos…).

Durante la presentación se hizo una demostración presencial para exhibir las potencialidades y los beneficios de este software especializado en la gestión de documentos. Docuware no solo ayuda a almacenar la documentación sino que la clasifica y la prepara para encontrarla posteriormente de forma fácil y rápida a partir de palabras clave. De esta forma Docuware ahorra tiempo, aumenta la seguridad y potencia la eficiencia y productividad de cualquier empresa.

Cabe destacar que Copier es partner oficial de Docuware y te puede asesorar para encontrar la forma más eficaz para mejorar tu gestión documental.

¿Quieres escanear desde tu móvil o tableta?

Publicat a Docuware el 10/10/2013 per

El mundo de la ofimática se revoluciona con la aplicación que te presentamos. PaperScan app es un sistema innovador que te permitirá escanear desde tu iPhone o iPad de manera totalmente cómoda, eficiente y gratuita.

Copier, como siempre, te informa de las novedades que pueden facilitar tu trabajo. Esta aplicación es ideal para disponer de documentación de forma muy rápida y poder archivarla eficazmente en cualquier momento y a partir de cualquier necesidad. PaperScan app permite generar documentos en pdf de alta calidad de todos tus escaneos. Documentos de pequeño tamaño, pero de alta resolución que pueden ser compartidos e integrados en la dinámica productiva de una empresa.

Esta aplicación facilita que los nuevos documentos puedan ser impresos fácilmente, enviados vía e-mail o archivados en el gestor documental Docuware o en el archivo de la nube digital Dropbox.

Una aplicación que se adapta a cualquier contexto de trabajo porque permite escanear desde la oficina, en casa o mientras estamos viajando. Así agilizamos procesos de trabajo, conseguimos ser más productivos y damos una respuesta rápida ante cualquier necesidad laboral.

Su funcionamiento es facilísimo. Sitúa el móvil o la tableta por encima del documento a escanear y automáticamente el dispositivo hace una captura de imagen, la reduce de tamaño y crea un documento pdf. A partir de aquí puedes gestionar el documento como quieras: imprímelo, guárdalo o envíalo por correo electrónico.

PaperScan está disponible en el Apple store para ser descargado gratuitamente  por tu iPhone 4 y versiones superiores o por tu iPad.

Convierte tu móvil i tu tableta en un auténtico escáner documental!

Soluciones Copier. Conoce el ahorro con un solo clic

Publicat a Docuware el 28/06/2013 per

Copier sigue aportando soluciones profesionales. El nuevo apartado estrenado hace unas semanas con un cálculo real de los beneficios y ahorros del gestor documental Docuware, del que Copier es Gold Partner, ahora se complementa con nuevas soluciones.

Copier ofrece un apartado genérico donde se pueden encontrar Soluciones sobre dispositivos que mejoran procesos documentales como el escaneo de documentos de papel (GlobalScan NX), convertidores de documentos de papel en archivos digitales (DocumentManager NX) o del gestor de impresión eficiente Equitrac. Diferentes dispositivos preparados para hacer más productiva y eficiente una compañía y que a partir de esta sección permite encontrar informaciones para conocer las características y los beneficios.

Copier también dedica un espacio para soluciones del Secure|desktop, el dispositivo que permite disponer de escritorios virtuales. A través de este apartado nuevo, cualquier empresa puede comprobar que disponer de la información desde cualquier dispositivo conectado a internet es muy fácil y cómodo. En esta sección se pueden ver los beneficios que supone Secure|desktop para todas las empresas donde sus trabajadores tienen que moverse constantemente sin dejar de ser productivos.

Finalmente Copier también incorpora soluciones centradas en el gestor documental DIFS (Digital Image File System). Una herramienta ideal para archivar, clasificar y recuperar informaciones y documentos de una empresa de manera rápida, eficiente e integrada. Con esta sección de Copier se puede comprobar que los archivos físicos son historia y que un buen archivo digital ahorra tiempo y aumenta la productividad de las empresas.

En definitiva, el apartado Soluciones de Copier pone al alcance de una compañía la información necesaria para conocer fácilmente cual es el mejor dispositivo según sus necesidades.

Copier te acerca el ahorro que supone Docuware

Publicat a Docuware el 06/06/2013 per

Después de presentarte los avances y beneficios de Docuware Copier presenta ahora una nueva sección para dar a conocer el ahorro que pueden obtener las empresas con una buena gestión documental. El web de Copier ha puesto en marcha un apartado, denominado Soluciones, que permite tener un amplio conocimiento del valor añadido de esta herramienta.

Esta nueva sección cuenta con un apartado donde se pueden conocer las características técnicas de Docuware con información detallada y audiovisuales explicativos. También ofrece un espacio para calcular de manera precisa el beneficio para tu empresa. En pocos segundos y con cuatro pasos cualquier compañía puede tener un cálculo concreto del ahorro y de los beneficios que obtendría si dispusiera del gestor documental Docuware.

Se trata de una herramienta muy eficaz que permite conocer los beneficios que sacaría una empresa con un solo clic y desde el web de Copier.

Cabe recordar que Docuware facilita la gestión documental al clasificar, archivar y recuperar los documentos generados, con más eficiencia y rapidez. Copier, que es gold partner oficial de Docuware, te ofrece todas las facilidades para implantar este software y hacer más productiva tu empresa.

¿Está harto de buscar?

Publicat a Docuware el 27/03/2013 per

“Tanto la dirección como el personal invierten el 50% de su tiempo en buscar información, de manera que sólo les queda la otra mitad del día para poderla utilizar”.

Con DocuWare puede reducir la búsqueda a la mínima expresión.DocuWare archiva todo tipo de documentos, correos electrónicos, archivos y impresiones, sea cual sea la aplicación con la que se crearon, en un archivador central.

Sus trabajadores localizarán en cuestión de segundos todos los documentos importantes… desde su propia mesa y sin tener que levantarse.

Incrementando la eficiencia y minimizando el gasto, conseguirá más rentabilidad para su empresa.

¿Qué le parece? Contacte ahora con su Partner Autorizado DocuWare.

Mejora de procesos a través de Docuware

Publicat a Docuware el 21/03/2013 per

Copier refuerza su línea estratégica como empresa especializada en la gestión del documento. Después de un proceso de formación y certificación, Copier ha pasado a ser partner oficial de Docuware. Se trata de una compañía alemana pionera y especializada en desarrollar software de gestión documental desde 1998 con presencia en más de 70 países.

Cualquier empresa genera multitud de documentos que tarde o temprano tienen que ser archivados. Docuware ayuda a tener un archivo electrónico que centraliza todos aquellos documentos distribuidos en múltiples archivos físicos, ordenadores, bandejas y bases de datos. No solo almacena la documentación sino que la clasifica y la prepara para encontrarla rápidamente en su búsqueda posterior, independientemente del formato que tenga el documento.

De esta forma cualquier documento generado por la compañía es accesible en todo momento y para cualquier trabajador a través del gestor. Docuware basa su efectividad en integrar de forma fácil toda la documentación y facilitar su recuperación a partir de palabras clave.

Docuware se basa en unos principios muy importantes para los documentos de una empresa: archivar mejor, facilitar la recuperación y aumentar la seguridad y la eficiencia.

En el siguiente video podéis descubrir mejor las potencialidades de Docuware.

Clica aquí para ver el vídeo