L’ Associació Sant Tomàs millora la gestió documental a través de Docuware

Publicat a Docuware el 19/02/2015 per

Fa uns mesos us vam anunciar que Copier passava a esdevenir partner oficial de Docuware, un sistema desenvolupat per una empresa alemanya amb l’objectiu de fer més eficient la gestió dels documents d’una empresa o companyia.

Doncs bé, des de fa pocs dies aquest sistema l’hem implantat a l’Associació Sant Tomàs, amb seu a la comarca d’Osona (Barcelona). En aquest cas, aquest gestor documental permet la validació de factures electròniques a través d’un procés que passa per tots els departaments implicats.

Per arribar a aquest objectiu ha calgut crear una estructura i un software que permet la digitalització certificada de les factures de l’Associació. Així, s’ha aconseguit eliminar tot el suport en paper i guanyar en eficiència permetent la classificació i l’arxiu fàcil de tots els documents. A partir d’aquí, s’han creat una sèrie de mecanismes per validar els documents a través de segells electrònics. D’aquesta manera els documents, abans de tramitar-se, passen per tots els departaments implicats de l’Associació i són validats per cada un dels seus responsables. Aquest procés tan sistemàtic permet que cada document segueixi un camí marcat que en tot moment està controlat i que pugui ser accessible per diferents usuaris amb permisos.

El sistema també incorpora un mecanisme per validar factures que vincula automàticament els albarans dels diferents departaments. És a dir, els albarans també s’han digitalitzat i arxivat a través de Docuware. Així, cada albarà queda vinculat amb la factura corresponent de forma automàtica, tal i com es feia anteriorment a través d’un procés manual. Amb un sol clic cada responsable departamental pot consultar els albarans vinculats amb una factura determinada, estalviant temps de recerca manual.

El principal avantatge d’aquest nou sistema és que estalvia temps i evita pèrdua de documents. Al mateix temps, permet un ràpid accés de tota la documentació arxivada amb un sol clic i des de qualsevol lloc del treball.

En definitiva, l’Associació Sant Tomàs es beneficia que Docuware ajuda a tenir un arxiu electrònic que centralitza tots aquells documents distribuïts en múltiples arxius físics, ordinadors, safates i bases de dades. No només emmagatzema la documentació, sigui en el format que sigui, sinó que també la classifica i la prepara per trobar-la ràpidament en la seva posterior recerca.