La Asociación Sant Tomàs mejora la gestión documental a través de Docuware

Publicat a Docuware el 19/02/2015 per

Hace unos meses os anunciamos que Copier se convertía en partner oficial de Docuware, un sistema desarrollado por una empresa alemana con el objetivo de hacer más eficiente la gestión de los documentos de una empresa o compañía.

Pues bien, desde hace pocos días este sistema se ha implantado en la Asociación Sant Tomàs, con sede en la comarca de Osona (Barcelona). El gestor documental permite validar facturas electrónicas a través de un proceso que pasa por todos los departamentos implicados.

Para llegar a este objetivo ha sido necesario crear una estructura i un software que permite la digitalización certificada de las facturas de la Asociación. Así se consigue eliminar todo soporte en papel y ganar en eficiencia permitiendo la clasificación i el archivo fácil de todos los documentos. A partir de aquí se han creado unos mecanismos para validar los documentos a través de sellos electrónicos. De esta manera los documentos, antes de tramitarse, pasan por todos los departamentos implicados de la Asociación y son validados por cada uno de sus responsables. Este proceso tan sistemático permite que cada documento siga un camino marcado que en todo momento está controlado y puede ser accesible por diferentes usuarios con permisos.

El sistema también incorpora un mecanismo para validar facturas que vincula automáticamente los albaranes de los diferentes departamentos. O sea, los albaranes también se han digitalizado y archivado a través de Docuware. Así, cada uno de los albaranes queda vinculado con su factura correspondiente de forma automática, tal y como se hacía antes a través de un proceso manual. Con un solo clic cada responsable departamental puede consultar los albaranes vinculados a una factura determinada, ahorrando tiempo de búsqueda manual.

La principal ventaja de este nuevo sistema es que ahorra tiempo y evita la pérdida de documentos. Así mismo, permite un rápido acceso a toda la documentación archivada con un solo clic y desde cualquier puesto de trabajo.

En definitiva, la Asociación Sant Tomás se beneficia de que Docuware ayuda a tener un archivo electrónico que centraliza todos aquellos documentos distribuidos en múltiples archivos físicos, ordenadores, bandejas y bases de datos. No sólo almacena la documentación, independientemente de su formato, sino que también la clasifica y la prepara para encontrarla rápidamente en su búsqueda posterior.